Quản trị tài liệu doanh nghiệp

Tài liệu ở đâu,
ai cũng tìm ra ngay

SPS Document Suite giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, tự động hóa và khai thác tài liệu — ngay trên nền tảng Microsoft 365 đang dùng, không cần chuyển sang hệ thống mới.

Đăng ký tư vấn miễn phí →

1Khởi tạo & Cộng tác

TA LH +2

Đang soạn thảo cùng nhau

2Phê duyệt & ký số

Việc của bạn

5 văn bản chờ duyệt

3 văn bản chờ ký

Trần An

Trưởng phòng Kinh doanh

Đã ký điện tử 10:24

3Lưu trữ & Metadata

Documents › Kinh doanh › Hợp đồng

Loại văn bản Hợp đồng

Ngày hiệu lực 23/08/2026

Đã trích xuất metadata & lưu trữ SharePoint thành công

4Tìm kiếm tức thì

hopdong_abc

Loại: Hợp đồng Năm: 2026

Hopdong_ABC_2026.pdf

Đã duyệt · Trần An

AI tóm tắt

Hợp đồng dịch vụ với Công ty ABC, hiệu lực 23/08/2026, giá trị 450 triệu.

5Audit & Phân quyền

Trần An

Đã chỉnh sửa · 10:15

7 vị trí đang phá vỡ kế thừa quyền

100.000+ người dùng đang vận hành trên các giải pháp của SPS

Thực trạng phổ biến

Những gì doanh nghiệp
đang tự chịu đựng mỗi ngày

Tìm một file mất nửa buổi

Tài liệu nằm rải rác trên nhiều Site, Library, ổ đĩa cá nhân. Muốn tìm, phải nhớ hoặc hỏi đồng nghiệp.

Không chắc bản nào đúng

Nhiều phiên bản cùng tồn tại. Gửi nhầm bản cũ cho khách hàng hay đối tác không phải chuyện hiếm.

Thông tin ghi mỗi người một kiểu

Không ai nhập theo chuẩn chung, nên tìm kiếm, báo cáo hay áp dụng AI sau này đều khó.

Không biết ai đang xem được gì

Quyền truy cập được cấp dần theo thời gian, không ai rà soát lại. Đến khi audit mới hoảng.

Duyệt xong vẫn phải tự tay dọn

Phê duyệt xong, người dùng còn phải tải về, đổi tên, tìm đúng thư mục để lưu lại thủ công.

Vấn đề không phải vì thiếu quy định.
Vấn đề là quy định chưa từng được đưa vào
cách tài liệu vận hành mỗi ngày.

Đó là điều SPS Document Suite được xây dựng để thay đổi.

TẠO / TIẾP NHẬN

Creation / Intake

Tạo mới, upload hoặc tiếp nhận từ hệ thống, scan/OCR và email lưu trữ.

PHÂN LOẠI

Classification

Chuẩn hóa tài liệu bằng content type, metadata, term store, quy tắc đặt tên và gán nhãn.

SOẠN THẢO & CỘNG TÁC

Drafting & Collaboration

Đồng soạn thảo, check-in/check-out, quản lý phiên bản, bình luận và @mentions.

REVIEW

Review

Gửi xem xét, nhận góp ý, theo dõi thay đổi và nhắc việc tự động.

PHÊ DUYỆT

Approval

Phê duyệt điện tử, phê duyệt nhiều cấp, ký số eSignature và tự động hóa quy trình.

BAN HÀNH

Publication / Release

Phát hành phiên bản chính thức, publish và thông báo phát hành.

KHAI THÁC & SỬ DỤNG

Usage & Access

Tìm kiếm, xem hoặc tải về, chia sẻ có kiểm soát và khai thác báo cáo/dashboard.

LƯU TRỮ / HẾT HẠN

Archiving / Retention

Áp dụng retention policy, archive, legal hold và disposal khi hết vòng đời.

Giải pháp

SPS Document Suite là gì?

Một bộ giải pháp Microsoft-native giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời tài liệu — không tạo thêm nơi lưu trữ mới, không đưa dữ liệu ra khỏi hệ sinh thái Microsoft 365 đang dùng.

Chuẩn hóa nền tảng

Quy hoạch lại SharePoint, thống nhất cách đặt tên, phân loại và cấp quyền trên toàn doanh nghiệp.

Tự động hóa vận hành

Kết nối tạo lập, review, phê duyệt, ký và lưu trữ thành một luồng liền mạch — không còn thao tác thủ công ở giữa.

Khai thác tri thức

Tìm kiếm xuyên site, đọc tài liệu scan bằng OCR, và trả lời câu hỏi bằng AI ngay trong Teams.

Dữ liệu luôn thuộc về doanh nghiệp. Toàn bộ tài liệu tiếp tục nằm trên tenant Microsoft 365 của chính công ty bạn — SPS không giữ dữ liệu ở nơi khác.

Trải nghiệm hằng ngày

Làm việc ngay trong
Microsoft Teams quen thuộc

Không cần học thêm phần mềm mới. Mọi thao tác — từ tạo tài liệu đến tra cứu — đều diễn ra ngay trong môi trường nhân viên đã dùng mỗi ngày.

Tạo & phân loại

Chọn loại tài liệu, tải file hoặc tạo từ mẫu có sẵn từ SP365 bản Teams.

Cộng tác & phê duyệt

Cùng chỉnh sửa, góp ý, phê duyệt và ký điện tử — không cần gửi qua lại email, tại SP365 bản Teams.

Tự động lưu trữ

Tài liệu tự động về đúng vị trí trên SharePoint kèm đầy đủ thông tin.

Tra cứu & khai thác

Tìm theo từ khóa, thuộc tính, hoặc hỏi trực tiếp bằng AI tại DMS 365 bản Teams.

Bảng điều hành văn bản đến/đi

Toàn bộ văn bản của phòng ban hiển thị ngay trong Teams, kèm trạng thái xử lý theo thời gian thực.

Giao diện duyệt văn bản và ký số trong SP365

Phê duyệt & ký số ngay trong luồng

Duyệt văn bản ngay trong Teams, xem đầy đủ tiến trình xử lý và ký điện tử trực tiếp từ file đính kèm — không cần tải về hay chuyển sang phần mềm khác.

Giao diện thiết lập rẽ nhánh điều kiện trong SP365 Workflow

Thiết lập quy trình & rẽ nhánh điều kiện

Tự thiết kế luồng phê duyệt theo điều kiện thực tế — ví dụ tổng chi phí trên 20 triệu sẽ tự động rẽ sang cấp duyệt cao hơn, không cần lập trình.

Ma trận phân quyền theo chức danh trong DMS365

Ma trận phân quyền rõ ràng

Thiết lập quyền truy cập theo cây thư mục và chức danh chỉ bằng một bảng Excel — nhập vào, xem trước, rồi mới áp dụng thật lên SharePoint.

Báo cáo trích xuất phân quyền theo site trong DMS365

Audit & Phân quyền minh bạch

Quét toàn bộ thư viện để phát hiện nơi nào đang phá vỡ kế thừa quyền, ai đang có quyền ở đó — xuất báo cáo Excel phục vụ đối chiếu và lưu hồ sơ audit.

Cây thư mục và chi tiết quyền truy cập trong DMS365

Cây thư mục & tìm kiếm nhanh

Duyệt theo cấu trúc quen thuộc hoặc gõ từ khóa để tìm ngay, không cần nhớ đường dẫn — kèm cảnh báo nếu có quyền chia sẻ bất thường.

Cấu hình field metadata cho tìm kiếm trong DMS365

Tùy biến trường metadata cho tìm kiếm

Khai báo thêm trường metadata nghiệp vụ và quyết định trường nào được tìm kiếm, lọc hay hiển thị — tự tay cấu hình, không cần chờ đội kỹ thuật.

01 / 07

Ví dụ thực tế

Theo dõi hành trình
của một tài liệu thực tế

Lấy ví dụ một hợp đồng — từ lúc được tạo ra đến khi có thể tìm lại chỉ trong vài giây.

Tạo hợp đồng

Nhân viên kinh doanh tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn ngay trong Teams.

Trình duyệt theo cấp

Hệ thống tự chuyển đến đúng người phê duyệt theo thẩm quyền.

Ký điện tử

Sau khi được duyệt, hợp đồng được ký ngay trong luồng xử lý.

Tự động lưu trữ

Thông tin từ form trở thành metadata; file lưu đúng thư mục.

Sẵn sàng tra cứu

6 tháng sau, gõ tên khách hàng — hợp đồng hiện ra ngay.

Gói triển khai

Ba mức độ triển khai,
chọn theo nhu cầu thực tế

Không cần làm tất cả ngay từ đầu. Bắt đầu từ đâu tùy vào hiện trạng của doanh nghiệp.

CHUẨN HÓA

Document Foundation

Phù hợp với doanh nghiệp đã có Microsoft 365 nhưng cấu trúc và cách tra cứu tài liệu còn rời rạc.

Quy hoạch SharePoint Site/Library
Chuẩn hóa thông tin tài liệu dùng chung
Tìm kiếm xuyên site trong Teams

Tìm hiểu thêm

Phổ biến nhất TỰ ĐỘNG HÓA

Document Automation

Phù hợp với doanh nghiệp cần kết nối phê duyệt với việc lưu trữ và ban hành tài liệu.

Bao gồm toàn bộ Document Foundation, cộng thêm:

Quy trình phê duyệt đa cấp
Ký điện tử trong luồng xử lý
Tự động lưu đúng vị trí sau khi hoàn tất

Tìm hiểu thêm

KHAI THÁC TRI THỨC

Document Intelligence

Phù hợp với doanh nghiệp đã có nền tảng dữ liệu chuẩn, sẵn sàng khai thác bằng AI.

Bao gồm toàn bộ Document Automation, cộng thêm:

OCR trích xuất từ tài liệu scan
Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên
Tích hợp Copilot theo phạm vi phù hợp

Tìm hiểu thêm

Hỏi & đáp

Câu hỏi thường gặp

SharePoint đã có sẵn lưu trữ, metadata, phân quyền, tìm kiếm — tại sao doanh nghiệp cần thêm DMS 365?

DMS 365 đóng gói các quy tắc quản trị tài liệu (lưu đúng chỗ, gắn đúng metadata, phân quyền nhất quán) thành một hệ thống vận hành tự động, thay vì phụ thuộc vào việc từng người dùng tự nhớ và tự làm đúng trên nền SharePoint sẵn có.

Dữ liệu công ty chúng tôi có bị chuyển ra khỏi hệ thống Microsoft 365 đang dùng không?

Không — toàn bộ tài liệu vẫn nằm trên chính SharePoint/Microsoft 365 hiện có của doanh nghiệp, DMS 365 chỉ là lớp quản trị chạy trên nền tảng đó.

Công ty chúng tôi đang có quy trình phê duyệt tài liệu riêng trên phần mềm khác — có bắt buộc phải đổi sang SP365 Workflow không?

Không bắt buộc, nhưng nếu quy trình hiện tại chưa tự động hóa việc lưu trữ trên SharePoint sau khi phê duyệt, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang SP365 Workflow để giảm thao tác thủ công và hạn chế rủi ro thất lạc, sai sót giấy tờ.

Dữ liệu cũ (hợp đồng, hồ sơ, bản vẽ...) đã lưu trữ nhiều năm có chuyển sang được không?

Có — DMS 365 hỗ trợ chuyển dữ liệu cũ sang cấu trúc mới kèm gắn metadata, không cần người dùng tự tay sắp xếp lại từng file.

Triển khai DMS 365 cho một doanh nghiệp thường mất bao lâu?

Sau khi đã khảo sát rõ bài toán và thống nhất phạm vi triển khai, DMS 365 thường được triển khai trong khoảng 2 tuần.

Doanh nghiệp có nhiều công ty con/pháp nhân dùng các tenant Microsoft 365 riêng biệt — DMS 365 có triển khai được không?

Có — DMS 365 hỗ trợ triển khai trên mô hình nhiều tenant, tuy đây là mô hình cần khảo sát kỹ hơn do liên quan đến quan hệ quản trị giữa các tenant.

Triển khai DMS 365 có phải xây dựng lại toàn bộ SharePoint từ đầu không?

Không — DMS 365 là giải pháp đóng gói sẵn, triển khai trên nền SharePoint hiện có của doanh nghiệp, không phải một dự án tư vấn thiết kế lại từ đầu.

Sau khi triển khai xong, chúng tôi có phải phụ thuộc vào SPSVN để vận hành tiếp không?

Không — sau khi bàn giao, doanh nghiệp tự quản trị và vận hành hệ thống, có thể mở rộng thêm các thành phần khác (Workflow, chữ ký số, OCR, AI Agent) khi có nhu cầu; SPSVN vẫn đồng hành hỗ trợ đào tạo và tư vấn triển khai theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.

Tài liệu ở đâu,
ai cũng tìm ra ngay