Từ nơi lưu file
thành hệ thống quản trị tài liệu
SPS Document Suite giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, tự động hóa và khai thác tài liệu ngay trên Microsoft 365 đang sử dụng — không cần tạo thêm một hệ thống lưu trữ độc lập.
5 vấn đề phổ biến khi tài liệu phát triển nhanh hơn cách doanh nghiệp quản trị
Tìm tài liệu mất quá nhiều thời gian
Tài liệu nằm trên nhiều Site, Library hoặc OneDrive; người dùng phải nhớ vị trí hoặc hỏi lại đồng nghiệp.
Không chắc đâu là bản đang có hiệu lực
Nhiều phiên bản cùng tồn tại khiến người dùng khó xác định đâu là bản chính thức để gửi khách hàng hoặc dùng trong nghiệp vụ.
Thông tin tài liệu thiếu và không thống nhất
Không có bộ thông tin chuẩn theo từng loại tài liệu, khiến việc phân loại, tìm kiếm và sử dụng dữ liệu thiếu nhất quán.
Khó nhìn rõ ai đang có quyền truy cập
Permission nằm trên nhiều Site và tích lũy theo thời gian, khiến việc rà soát quyền và external sharing mất nhiều công sức.
Phê duyệt xong vẫn phải lưu trữ thủ công
Người dùng vẫn phải tải file, đổi tên, nhập lại thông tin và tự đưa tài liệu về đúng SharePoint Library.
Vấn đề không phải doanh nghiệp thiếu quy định.
Vấn đề là các quy tắc đó chưa được thực thi
nhất quán trong cách tài liệu vận hành mỗi ngày.
SPS Document Suite đưa các quy tắc quản trị vào chính luồng xử lý tài liệu.
SPS Document Suite là gì?
Một bộ giải pháp Microsoft-native giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời tài liệu — không tạo thêm nơi lưu trữ mới, không đưa dữ liệu ra khỏi hệ sinh thái Microsoft 365 đang sử dụng.
Chuẩn hóa nền tảng
DMS 365
Quy hoạch SharePoint, thống nhất cấu trúc Site/Library, loại tài liệu, metadata và nguyên tắc phân quyền trên toàn doanh nghiệp.
Tự động hóa vận hành
SP365 Workflow
Kết nối tạo lập, review, phê duyệt, ký và lưu trữ thành một luồng thống nhất, giảm các bước tải xuống, đổi tên, nhập lại thông tin và lưu thủ công.
Khai thác tri thức
DMS 365
Tìm kiếm xuyên Site, xử lý tài liệu scan bằng OCR và khai thác tài liệu bằng AI/Copilot theo đúng phạm vi và quyền truy cập.
Dữ liệu luôn thuộc về doanh nghiệp. Tài liệu tiếp tục được lưu trên Microsoft 365/SharePoint tenant của chính doanh nghiệp; SPS không tạo thêm một kho dữ liệu độc lập.
Làm việc ngay trong
Microsoft Teams quen thuộc
Người dùng có thể tạo, xử lý và tra cứu tài liệu ngay trong Microsoft Teams; SharePoint và các automation vận hành phía sau.
Tạo & phân loại
Chọn loại tài liệu, tải file hoặc tạo từ mẫu có sẵn; bổ sung các thông tin cần thiết ngay từ đầu, từ SP365 bản Teams.
Cộng tác & phê duyệt
Cùng chỉnh sửa, góp ý, review, phê duyệt và ký ngay trong luồng xử lý, tại SP365 bản Teams.
Tự động lưu trữ
Sau khi hoàn tất, tài liệu cùng metadata được đưa về đúng SharePoint Library theo logic đã cấu hình.
Tra cứu & khai thác
Tìm theo từ khóa, thuộc tính hoặc truy vấn tài liệu bằng AI/Copilot tại DMS 365 bản Teams.
Theo dõi hành trình
của một tài liệu thực tế
Lấy ví dụ một hợp đồng — từ lúc được tạo ra đến khi có thể tìm lại chỉ trong vài giây.
Tạo hợp đồng
Nhân viên kinh doanh tạo hợp đồng từ mẫu có sẵn ngay trong Teams.
Trình duyệt theo cấp
Hệ thống tự chuyển đến đúng người phê duyệt theo thẩm quyền.
Ký điện tử
Sau khi được duyệt, hợp đồng được ký ngay trong luồng xử lý.
Tự động lưu trữ
Thông tin từ form trở thành metadata; file lưu đúng thư mục.
Sẵn sàng tra cứu
6 tháng sau, gõ tên khách hàng — hợp đồng hiện ra ngay.
Ba mức độ triển khai,
chọn theo nhu cầu thực tế
Không cần triển khai toàn bộ ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nhu cầu ưu tiên và tiếp tục sử dụng cùng một nền tảng khi phạm vi tăng lên.
Document Foundation
Phù hợp với doanh nghiệp đã có Microsoft 365/SharePoint nhưng cấu trúc, thông tin tài liệu và cách kiểm soát chưa thống nhất.
- Quy hoạch SharePoint Site/Library
- Chuẩn hóa Content Type, metadata và taxonomy
- Tìm kiếm theo thuộc tính xuyên nhiều SharePoint Site
- Permission Audit và rà soát external sharing
Document Automation
Phù hợp với doanh nghiệp cần kết nối phê duyệt, ban hành và lưu trữ tài liệu thành một luồng thống nhất.
- Quy trình review/phê duyệt nhiều cấp
- Ký điện tử/ký số theo phạm vi triển khai
- Metadata từ biểu mẫu/quy trình
- Tự động lưu tài liệu về đúng SharePoint Library sau phê duyệt
Document Intelligence
Phù hợp với doanh nghiệp đã có nền tảng dữ liệu đủ chuẩn và muốn khai thác tài liệu bằng OCR, Copilot và AI.
- OCR và trích xuất thông tin từ tài liệu scan
- Tìm kiếm/truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên
- Microsoft 365 Copilot/Copilot Studio theo phạm vi phù hợp
Bắt đầu bằng một buổi
khảo sát hiện trạng
Chỉ cần 30–45 phút để SPS cùng doanh nghiệp hiểu hiện trạng quản trị tài liệu và xác định phạm vi triển khai phù hợp.
Đăng ký khảo sát miễn phí
Câu hỏi thường gặp
DMS 365 đóng gói các quy tắc quản trị tài liệu (lưu đúng chỗ, gắn đúng metadata, phân quyền nhất quán) thành một hệ thống vận hành tự động, thay vì phụ thuộc vào việc từng người dùng tự nhớ và tự làm đúng trên nền SharePoint sẵn có.
Không — toàn bộ tài liệu vẫn nằm trên chính SharePoint/Microsoft 365 hiện có của doanh nghiệp, DMS 365 chỉ là lớp quản trị chạy trên nền tảng đó.
Không bắt buộc, nhưng nếu quy trình hiện tại chưa tự động hóa việc lưu trữ trên SharePoint sau khi phê duyệt, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang SP365 Workflow để giảm thao tác thủ công và hạn chế rủi ro thất lạc, sai sót giấy tờ.
Có — DMS 365 hỗ trợ chuyển dữ liệu cũ sang cấu trúc mới kèm gắn metadata, không cần người dùng tự tay sắp xếp lại từng file.
Sau khi đã khảo sát rõ bài toán và thống nhất phạm vi triển khai, DMS 365 thường được triển khai trong khoảng 2 tuần.
Có — DMS 365 hỗ trợ triển khai trên mô hình nhiều tenant, tuy đây là mô hình cần khảo sát kỹ hơn do liên quan đến quan hệ quản trị giữa các tenant.
Không — DMS 365 là giải pháp đóng gói sẵn, triển khai trên nền SharePoint hiện có của doanh nghiệp, không phải một dự án tư vấn thiết kế lại từ đầu.
Không — sau khi bàn giao, doanh nghiệp tự quản trị và vận hành hệ thống, có thể mở rộng thêm các thành phần khác (Workflow, chữ ký số, OCR, AI Agent) khi có nhu cầu; SPSVN vẫn đồng hành hỗ trợ đào tạo và tư vấn triển khai theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.